Müşteriye İlk Mesaj Şablonu ve Yazılı Anlaşma Maddeleri (Kısa)

İyi bir ilk mesaj dört şeyi içerir: kim olduğunu, işi anladığını, işi netleştirmek için sorduğun 2-3 soruyu ve bir sonraki adımı. Yazılı anlaşma ise kısa bir özet olabilir: kapsam, tarih ve yer, ücret ve ödeme şekli, iptal koşulu ve iletişim. Aşağıdaki şablonlar örnektir; kendi işine göre değiştir. Bu yazı hukuki tavsiye değildir. Önemli veya yüksek tutarlı işlerde bir avukata danışmanı öneririz.

1. İlk yanıt şablonu

“Merhaba [Ad], mesajın için teşekkürler. [Hizmet] konusunda yardımcı olabilirim. Doğru bir teklif hazırlamak için üç şeyi öğrenmem gerekiyor: (1) Yapılacak işin kısa tarifi, (2) Tercih ettiğin gün ve saat, (3) Bölge (ilçe/mahalle) ya da uzaktan mı olacağı. Bilgileri aldıktan sonra [bugün/yarın] içinde teklifimi yazacağım.”

2. Teklif mesajı şablonu

“[Ad] merhaba, konuştuğumuz iş için teklifim: İş: [tek cümlelik tarif]. Süre ve tarih: [..]. Yer: [..]. Ücret: [..] ([saatlik/sabit]; malzeme [dahil/hariç]). Teklifim [tarih]'e kadar geçerli. Uygunsa aşağıdaki özeti onaylaman yeterli; ben de tarihi takvimime işlerim.”

Fiyatı nasıl hesaplayacağından emin değilsen hizmet fiyatı nasıl belirlenir yazısına bak.

3. Yazılı anlaşma özeti: neler yazılır?

1. Taraflar ve hizmet: Kim kime ne hizmeti verecek. Gereksiz kimlik bilgisi isteme.
2. Kapsam ve kapsam dışı: Neler dahil, neler ek ücretli.
3. Tarih, saat, yer.
4. Ücret, malzeme ve ödeme: Ne kadar, ne zaman, hangi şekilde. İşinn ödemelere aracılık etmez; bu ayrıntı iki taraf arasında kalır.
5. İptal ve erteleme: Kaç saat önceden haber verilirse ne olur.
6. Revize ya da tekrar: Varsa kaç tur, ne kadar sürede.
7. İletişim: Hangi kanaldan, hangi saatlerde yanıtlayacağın.
8. Kişisel veri: Aldığın bilgiyi yalnızca iş için kullanacağın; fotoğraf ya da paylaşım için ayrı bir izin sorusu.
9. Onay: “Özet doğruysa ‘Onaylıyorum’ yazman yeterli.”

“Özet: [Hizmet]; [tarih, saat, yer]; kapsam: [..]; kapsam dışı: [..]; ücret: [..]; ödeme: [zaman ve şekil]; iptal: [..] saat öncesine kadar haber verilirse [..]. İletişim: [kanal]. Bu özet doğruysa ‘Onaylıyorum’ yazman yeterli.”

4. İptal ya da erteleme mesajı

“Merhaba [Ad], [tarih]'teki [hizmet] için planımız değişti. [Yeni tarih önerisi 1 / 2] sana uyar mı? Anlaşma özetimizdeki iptal şartına göre [..] uygulanacak.”

5. Kapsam dışı işe nazik cevap

“Bu iş benim sunduğum hizmetin kapsamı dışında kalıyor. İstersen mevcut kapsamda [..] için yardımcı olabilirim.”

Kısa notlar

• Yazılı olmak zorunda mı? Sözleşmeler çoğunlukla belirli bir şekle bağlı değildir; bazı sözleşme türleri için ise yazılı şekil aranabilir. Yazılı bir özetin faydası, ne konuşulduğunu iki tarafın da hatırlayabilmesidir.
• Uyuşmazlık olursa: Tüketici işlemlerinde başvurulabilecek tüketici hakem heyetleri vardır. Bu mekanizmanın senin verdiğin hizmete uygulanıp uygulanmadığı durumuna göre değişir; ilgili kuruma (Ticaret Bakanlığı, il/ilçe ticaret müdürlükleri) ya da bir avukata sor.
• Çocuklarla çalışıyorsan: Anlaşmayı velisiyle yap; çocuk fotoğrafı paylaşımı için izin isteme ve fotoğraf paylaşma.
• Gizlilik: İşinn'de telefon numaran herkese açık görünmez. Numarayı hangi aşamada paylaşacağına sen karar verirsin.

Mesajlarını vitrininle uyumlu tutmak için ilk vitrinini nasıl hazırlarsın yazısına da bak.